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文秘专业学问及常识大全

发布时间:2019-07-11

  文秘专业学问及常识大全 文秘工做分析性决定秘书人员既要具有广漠学问面又 要有深挚专业学问。下面是文秘专业学问及常识大全,欢送 参考阅读! 1 文秘专业学问 一个称职秘书,必需具有运筹能力、处事能力、查询拜访研 究能力、组织协调能力、寒暄能力、文字表达能力和操做现 代化办公设备能力。此中文字表达能力是最主要、最根基, 也是实现其它能力根本。能够这么说,文字表达能力是秘书 工做人员根基功,是“看家”本事。 不管干什么工作,必需有准确立场和稠密乐趣,如许才 有动力,才乐于去干,并想方设法去把工做干好。进修文秘 写做也是如斯。写做,是一种复杂、精细出产,是一项 十分庄重而艰辛创制性脑力劳动,决不是垂手可得、一蹴而 就工作。美国出名将来学家约翰·奈斯比特正在《大趋向—— 改变我们糊口十个新标的目的》一书中指出: “正在工业社会向信 息社会过渡中,有五件最主要工作该当记住,而此中一件就 是:正在这个文字稠密社会里,我们比以往任何时候都更需要 具备最根基读写技术。这里所说读写技术,起首就是脚以应 付日常工做和糊口所需写做能力,也就是使用写做能力。 ” 取此同时,我们还要培育进修文秘写做稠密乐趣,变被动为 自动, 变要我学为我要学。 爱因斯坦说过: 热爱是最好教员。 对写做有强烈义务感和稠密乐趣, 热爱写做, 热爱到 “忘我” 、 “”程度, “衣带渐宽终,为伊消得人枯槁” , “每 有会意,便欣然忘我” ,乐此不疲,地去研究,废 寝忘食地去揣摩,持之以恒,如许就必然会学得好,学得入 门,就会不竭地取得前进。 写做有没有纪律可循、方式可求呢?我们回覆是必定。 前人说: “写做无秘雇做文有要道” , “定体则无, 大体须有” , 这种认识是合适。我们所学文秘写做教材,就是前人 文秘写做经验科学总结,就是文秘写做一般纪律、指导 人们控制文秘写做方式和技巧理论。 要提高文秘写做能力,还应无意识地选读一些范文,以 做自创。鲁迅说过: “凡是已有定评大做家,他做品,全数 就申明着该当如何写。只是读者很不容易看出,也就不克不及领 悟。我们也应认识到:读书是读他人之书,做文是做本人之 文;自创只是从中罗致养分,经消化后成为本人工具;而不 是生搬硬套,仿照抄袭, “依葫芦画瓢” 。 写做是一种技术,技术提高要靠实践。实践出实知。立 脚于多写多练,这是提高写做能力最无效路子。若是只读不 写或少写,那就会眼高手低,所学到确识,将无用武之 地,写做程度也就止步不前。酬勤,功在不舍。只要勤 学若练,不懈,才会熟能生巧,运笔自若,实正学到本 领。 做为文秘人员,多写多练虽然主要,但每次拟稿时, 还要进行细心点窜。多点窜本人文章也是提高文秘写做能力 一个主要环节。多改合适人们认识客不雅事物由浅入深、由片 面到全面纪律,也是写文章义务心强一种表示。文章频改, 功夫自出。现实上,多一次认改,就多一份写做体验, 就多一项具体收成。 做为称职秘书人员, 要有高度义务感, , 养成点窜文章优良优良习惯,虚心听取带领和同志们看法, 降服怕人挑 “刺” 思惟, 对每一篇文章频频推敲, 精思细改, 如许写做能力才能敏捷地提高。 选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签, 上:厘米 下:厘米 左:厘米 左:厘米。选择“版式”附 签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页分歧” ,正在该选项前 打“√” 。选择“文档网格”附签, “字体设置” , “中文字体” 设置为“仿宋” ; “字号”设置成“三号” ,单击“确定”按 钮, 选中 “指定行网格和字符网格” ; 将 “每行” 设置成 “28” 个字符; “每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮, 如许就将版心设置成以三号字为尺度、每页 22 行、每行 28 个汉字国度尺度。 选择“插入”——“页码” , “”设置为“页面底端” , “对齐体例”设置为“外侧” 。然后单击“格局”按钮, “数 字格局”设置为全角显示格局,单击“确定”按钮,再次单 击“确定”按钮完成页码设置。双击页码,正在页码两边各加 上一条全角体例短线;并将页码字号设置成“四号” ;字体 肆意;奇数页页码设置成左空一个汉字,偶数页页码设置成 左空一个汉字。 选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠 标将会变成“┼” ,正在 Word 版面上单击鼠标左键,呈现 一个文本框, 正在该文本框内输入发文机关标识, 输入完成后, 选中该文本框,单击鼠标左键——“设置文本框格局” ,正在 这里来设置红头属性。 选择“颜色和线条”附签, “颜色”设置成“无填充颜 色” 。选择“大小”附签, “高度”设置成“2cm” ;宽度设置 成“” 。注:用户可按照现实环境调理尺寸。选择“版式” 附签,单击“高级”按钮,程度对齐: “对齐体例”设置成 “居中” , “怀抱根据”设置成“页面” ;垂曲对齐: “绝对 ”设置成“页边距” , “下侧”设置成“”——平行文 尺度, “”——上行文尺度,注:用户可按照现实环境调理 尺寸。然后单击“确定” 。 选择“文本框”附签,左、左、上、下都设置成“0cm” , 单击 “确定” 完成。 文本框属性全数设置完成, 单击 “确定” 按钮。选中文本框内全数文字,将颜色设置成“红色” ,字 体设置成“小标宋简体” ,字号按照文本框大小设置成响应 字号, 但要尽量充满该文本框, 如许, 宽为 155mm、 高为 20mm、 距上 25mm 红头制做完成。 起首将“视图”——“东西栏”——“画图”选中,单 击“画图”东西条曲线东西,鼠标会变成“十”字形,左手 按住键盘上 Shift 键, 左手拖动鼠标从左到左齐截条程度线, 然后选中曲线单击鼠标左键,选择“设置自选图形格局” , 红线属性正在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签, “颜 色”设置为“红色” ; “真假”设置为“实线” ; “粗线”设置 为“磅” 。选择“大小”附签, “宽度”设置为“” 。选择“版 式”附签,单击“高级”按钮,程度对齐: “对齐体例”设 置成“中” , “怀抱根据”设置成“页面” ,垂曲对齐: “绝对 ”设置成“页边距” , “下侧”设置成“7cm” ——平行 文尺度, “”——上行文尺度,注:用户可按照现实环境进 行调理。单击确定。 平行文文号:文号——三号仿宋、居中显示。 上行文文号: 文号——三号仿宋字体、 左空一个字距离; 签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、左空 一个字距离。 注:文号必然要利用六角符号。六角符号插 入方式:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找 到六角符号后,将光标置于预备插入处所,单击“插入”按 钮即可。 选择“表格”——“插入”——“表格” ,选中表格, 单击鼠标左键——表格属性——“表格”附签, “对齐体例” 设置为“居中” ;然后单击“边框和底纹”按钮,正在“预览” 窗口中将每行下线选中,其它线打消,正在表格中填写具体内 容:从题词用三号黑体;从题词词目用三号小标宋;抄送、 抄送单元、印发单元及印发日期用三号仿宋。 单击“文件”——“保留” , “保留类型” :选择“文档 模板” ; “文件名” :给模板定名; “保留” :模板所正在 径。 至此,模板制做完成。当前所有属于此品种型公函都 能够挪用该模板,间接进行公函注释排版。 要对该模板进 行点窜,能够调出响应模板,方式是:选择“文件”——“打 开” ,找到响应模板径,若模板保留时按系统默认设置, 然后单击“打开”按钮调出模板即可进行点窜。 1.根据模板成立新公函:选择“文件”——“新建”— —“常用”附签,选中所需模板,单击确定,调出模板。 2.制做公函注释内容:注释内容按照用户现实需求,可 以间接录入文字,也能够从其它软件中将文字复制进来,但 必需遵照以下国度尺度: 标 题——二号小标宋字体,居中显示; 从送机关—— 三号仿宋字体,顶格,冒号利用全角体例; 正 文——三号仿宋字体; 成文日期——三号仿宋字体,左空四个字距离, “○” 和六角符号输入方式分歧,不克不及利用“字母 O”或“数字 0” 取代。 文号、 签发人、 从题词——按照模板定义字体填写完整。 最初,将红头、红线、文号、签发人、题目、从送机关、正 文、成文日期、从题词彼此调整好。 选择“插入→图片→自选图形” ,正在“画图”东西栏中 选择椭圆,按下 Sfift 键正在文档中拖出一个圆,设置为“无 填充色” , 线 磅, 颜色为红色, “叠放次序” 为 “最 底层” 。 正在文档中插入艺术字,选择环形艺术字,输入内容后设 置字体、字号,然后用艺术字四周 8 个拖沓按钮把文字拖成 圆形,并放正在曾经画好圆内,能够用 Ctrl 键和标的目的键帮帮 挪动到精确。并把艺术字设置成红色。 正在“自选图形→星取旗号”当选中五角星,然后正在文档 中画出一个大小适合五角星,并设置成红色,挪动到圆中合 适,然后选中圆、艺术字、五角星,单击鼠标左键,选 择“组合” ,一个公章就制做出来,要用时复制一个到方针 处,是不是很正轨啊! 2 文秘专业常识 秘书工做使命次要有以下 7 个方面: 查询拜访研究是带领者解环境、进行决策根本,而带领查询拜访 研究工做大部门 , 以至全数要靠秘书人员进行 , 秘书该当通 过拜候、开会、问卷、查阅材料等形式获得实正在最新全面信 息,及时供给给带领。 文书工做包罗收文和发文两个方面,收到文件要分轻沉 缓急交给带领批阅处置,发文要正在带领下按法式认实进 行,良多时候秘书还要进行文件、演讲草拟,所以秘书对文书 写做规范、要求等要熟悉,处置完文档要及时分类归档。 秘书该当按照带领要乞降会议从题、气概等进行会议准 备、组织、后勤保障、平安等工做。留意分歧会议类型 (大、中、小型)和会议形式(电视德律风会议、圆桌会议等)都 有分歧筹备要求。 秘书应担任宾客欢迎工做,包罗制定欢迎方案、组织送 送、放置宴会等。正在欢迎中要留意礼节,力图树立单元优良 抽象。 若是一个单元没有特地档案部分,秘书就要承担起档案 办理工做。要留意按照档案办理科学方式和准绳进行档案采 集、拾掇、保管和提取。 工做包罗欢迎和处置。秘书对于各类、来 访或赞扬要认实地看待 , 正在带领授权下能够做恰当处置 , 对 本人处置欠好或不正在本人权限范畴内问题,要及时向带领汇 报。 如文印、 交通、 糊口、 福利、 医疗保健、 物资设备办理、 办理等工做,常常都需要秘书来处置。